Корпоративный портал легко превратить в витрину: новости, поздравления, фотографии с праздников. Такой портал открывают в первую неделю и забывают ко второй. Портал, которым пользуются, начинается с другого — с задач, которые сотрудник решает каждый день и которые сейчас решаются неудобно.
Ниже — функции, с которых имеет смысл начинать, и то, что разумно отложить.
Сначала — проблема, потом функции
Прежде чем составлять список модулей, полезно понять, где компания теряет время сейчас. Обычно картина похожа:
- заявки в IT и хозяйственную службу теряются в почте и мессенджерах, у них нет очереди и статусов;
- новый сотрудник неделями выясняет, к кому идти с вопросом;
- HR вручную рассылает письма, документы и добавляет новичков в рабочие чаты;
- руководители не видят, сколько заявок открыто и где процессы застревают.
Каждый из этих пунктов — кандидат в первую версию. Именно так начинался наш кейс IntraLink: внутренняя жизнь компании была разбросана по почте, мессенджерам и таблицам, и портал собрал её в одном месте.
Заявки и техподдержка
Самая полезная функция первой версии почти всегда — заявки. Сотрудник оставляет обращение в IT, хозяйственную службу или бухгалтерию и видит, что с ним происходит. Исполнитель работает с очередью, а не с потоком писем.
Минимальный набор:
- форма заявки с категориями, чтобы обращение сразу попадало к нужному исполнителю;
- статусы — принята, в работе, выполнена — и история изменений;
- комментарии и вложения, чтобы не уходить обратно в почту;
- очередь для исполнителей и сводка для руководителя.
Заявки дают порталу ежедневный трафик. Человек, который зашёл проверить статус своего обращения, заодно заметит и остальное.
Сотрудники, контакты и оргструктура
Вторая по важности функция — ответ на вопрос «к кому обратиться». Справочник сотрудников с должностями, отделами и контактами, структура компании и, если офисов несколько или офис большой, карта с рабочими местами.
Это кажется простым, но главная сложность здесь не в интерфейсе, а в данных. Справочник должен обновляться сам — из кадровой системы или каталога учётных записей. Справочник, который ведут вручную, устаревает за пару месяцев, и сотрудники перестают ему доверять.
HR-функции
HR-процессы — третий кандидат в первую очередь, особенно если компания растёт и нанимает регулярно. Обычно автоматизируют:
- адаптацию новичка — уведомление команде, добавление в корпоративные группы и чаты, список первых шагов;
- вакансии и офферы — публикацию, движение кандидатов и подготовку документов;
- личный кабинет сотрудника — документы, заявления, информацию об отпуске.
Хорошая проверка: сколько ручных действий HR делает при выходе каждого нового сотрудника. Если их десяток, автоматизация окупается быстро.
Уведомления
Портал не должен ждать, пока его откроют. Уведомления приводят сотрудника в нужный момент: заявка выполнена, пришёл документ на согласование, в команду вышел новичок.
Важно, куда эти уведомления приходят. Для офисных сотрудников подходит почта или рабочий мессенджер. Для тех, кто работает вне офиса, — push-уведомления в мобильном приложении. Именно поэтому у портала часто есть мобильная версия: в IntraLink веб-портал дополняет приложение на Flutter для iOS и Android с push-уведомлениями.
И важно не переборщить. Если портал присылает десять уведомлений в день, их перестают читать. Лучше меньше, но по делу.
Что можно отложить
Без этого первая версия обойдётся:
- новостная лента и блоги отделов — полезны, но не создают ежедневного повода зайти;
- сложная аналитика по всем процессам — на старте хватит сводки по заявкам;
- внутренние соцсети, лайки, рейтинги;
- база знаний во всю ширину — лучше начать с ответов на самые частые вопросы.
Всё это можно добавить итерациями, когда станет видно, чем сотрудники пользуются на самом деле.
Интеграции и размещение
Портал почти никогда не живёт отдельно. Ему нужны данные о сотрудниках из кадровой системы, вход через корпоративные учётные записи, иногда — связь с учётной системой и рабочим мессенджером. Список интеграций лучше составить до оценки: он сильно влияет на срок и стоимость.
Отдельный вопрос — где будет работать портал. Многие компании хотят, чтобы данные сотрудников оставались в их контуре. Портал на заказ можно развернуть на ваших серверах или в выбранном облаке.
Как запустить, чтобы порталом пользовались
Даже удачный портал может не прижиться, если просто открыть его для всех в понедельник. Помогает спокойный запуск в несколько шагов:
- Пилот на одном отделе. Несколько недель с небольшой группой покажут неудобные места до того, как их увидит вся компания.
- Данные с первого дня. Справочник сотрудников, оргструктура и открытые заявки должны быть в портале к запуску, а не появляться постепенно. Пустой портал производит плохое первое впечатление.
- Один канал для заявок. Если обращения по-прежнему принимают и в почте, и в мессенджере, портал станет ещё одним местом, где их можно потерять. Лучше договориться, что заявки принимаются только через портал.
- Короткая инструкция на одну страницу и ответственный, к которому можно прийти с вопросом в первые недели.
- Обратная связь. Первый месяц — время собирать замечания и быстро выпускать небольшие улучшения: сотрудники видят, что их слышат.
Сроки и стоимость
Полноценный портал с веб- и мобильной версией, заявками, оргструктурой, HR-процессами и интеграциями стоит от 8 млн ₽ и разрабатывается за 5–7 месяцев. Но ждать полгода не обязательно. В IntraLink первая версия — личные кабинеты, оргструктура и заявки в техподдержку — работала на тестовом стенде к концу третьего месяца, а HR-модуль и мобильное приложение добавлялись следом.
Подробнее о разработке порталов — на странице корпоративного портала, а весь путь от задачи до запуска — в кейсе IntraLink.
Портал становится нужным не тогда, когда в нём много разделов, а тогда, когда сотрудник открывает его сам, без напоминаний. Обычно — чтобы проверить, что с его заявкой.
