TrackIT: система учёта и управления IT-оборудованием компании

Задача

Заказчик: Компания с несколькими площадками и складом IT-оборудования

Ноутбуки, мониторы и телефоны учитывались в нескольких таблицах, которые вели разные люди. Когда техника переходила от сотрудника к сотруднику или возвращалась на склад, записи обновлялись с опозданием, а иногда не обновлялись вовсе.

Инвентаризация превращалась в многодневную сверку таблиц с реальностью. Акты передачи оформлялись на бумаге, а заявки в бухгалтерию на постановку техники на учёт отправлялись письмами и терялись.

Заказчику нужна была одна система, где видно, где каждое устройство и у кого оно, а документы и заявки формируются сами.

Цели

1. 01 Собрать всё оборудование в единый реестр с подробными данными по каждому устройству
2. 02 Отслеживать перемещения между сотрудниками и складами
3. 03 Формировать заявки в бухгалтерию на постановку активов на учёт автоматически
4. 04 Проводить инвентаризации и сверки в системе
5. 05 Генерировать документы для подписания между сотрудником и складом
6. 06 Дать отчёты об использовании и перемещении техники

Решение

• Реестр IT-оборудования

  Учет всех устройств компании в одном месте, включая подробные данные о каждом устройстве для простого и удобного управления

• Отслеживание перемещений

  Система позволяет отслеживать перемещения оборудования между сотрудниками и складами, обеспечивая полную прозрачность логистики

• Автоматизация заявок

  Автоматическое формирование заявок в бухгалтерию на добавление активов в учет, упрощая процесс управления инвентарем

• Поддержка инвентаризаций

  Проведение инвентаризаций и сверок, позволяющее оперативно обновлять данные о состоянии и расположении оборудования

  
• Документооборот

  Генерация и управление документами для подписания между сотрудниками и складом, что снижает бумажную нагрузку и упрощает рабочий процесс

• Аналитика и отчетность

  Платформа собирает и анализирует данные об использовании и перемещении оборудования, предоставляя отчеты для оптимизации управления активами

Хронология

1. Месяц 1

   Требования, дизайн и ТЗ

   Разбор процессов склада, IT-отдела и бухгалтерии, дизайн-макеты, техническое задание и обмен данными с учётной системой бухгалтерии.

2. Месяцы 2–3

   Реестр и перемещения

   Реестр оборудования, карточки устройств, перемещения, импорт данных из старых таблиц. Демо каждые 2 недели, к концу третьего месяца — рабочая версия на тестовом стенде.

3. Месяц 4

   Инвентаризации, документы и заявки

   Инвентаризации и сверки, генерация документов на подпись, автоматические заявки в бухгалтерию, отчёты.

4. Месяц 5

   Тестирование и запуск

   Пробная инвентаризация на одной площадке, функциональное тестирование, запуск на всех площадках и 6 месяцев гарантии.

Что было сложным

• Перенос данных из таблиц

  Старые таблицы противоречили друг другу. Мы сделали импорт с отчётом о расхождениях, и спорные записи заказчик разобрал до запуска, а не после.

• История каждого устройства

  Важно знать не только где устройство сейчас, но и через чьи руки оно прошло. Каждое перемещение хранится как событие, из событий строятся текущее состояние и отчёты.

• Обмен с бухгалтерией

  Учётная система бухгалтерии принимала данные в своём формате. Обмен вынесен в отдельный модуль с журналом, поэтому каждая заявка видна со статусом доставки.

Результат

• Всё оборудование учитывается в одной системе вместо разрозненных таблиц
• В любой момент видно, где устройство и у кого оно
• Инвентаризация проходит в системе, расхождения видны сразу
• Документы на подпись и заявки в бухгалтерию формируются автоматически

Технологии

• Svelte
• Python
• FastAPI
• PostgreSQL
• Docker